Любой офисный сотрудник рано или поздно сталкивается с резким увеличением задач, которые поглощают все рабочее время и заставляют засиживаться допоздна на работе. Почему это происходит?
Чья вина в том, что неотложные дела полностью блокируют все наши планы? Что из нашего арсенала возможностей, знаний и навыков можно противопоставить скоротечному времени? И самое главное, почему выполняя с каждым днем больше и больше задач, мы не выглядим в глазах нашего руководства суперуспешными сотрудниками, заслуживающими как минимум премии и как максимум карьерного продвижения в компании?
Если вы надеетесь найти в этой статье ответы в виде «волшебного эликсира» от вышеперечисленных проблем, то… можете сразу перелистать страницы. Если вы действительно трудолюбивы, хотите развиваться, быть эффективнее, то готовьтесь к тому, что рецепт «волшебного эликсира» в статье есть, но процесс приготовления долгий, требующий постоянного контроля и корректировок с вашей стороны.
Этап 1. Сбор трав для волшебного эликсира. Чтобы понять, есть ли резервы времени в нашем рабочем дне, необходимо разобраться, как вы сейчас расходуете свое время, то есть провести диагностику временных потерь.
Чаще всего поводом засиживаться во внеурочное время становится наша с вами неорганизованность. Чтобы определить ваш уровень самоорганизации, воспользуемся хронометражом (таблица). Это поможет зафиксировать все действия и бездействия, на которые вы тратите свое время. Не забывайте даже о таких приятных минутах, как приготовленная и выпитая чашечка кофе, случайный разговор с коллегой по дороге в дамскую комнату и т. д. (графа таблицы «Задача (действие)»).
Хронометраж (франц. chronometrage) — метод изучения затрат рабочего времени на выполнение повторяющихся ручных или машинных трудовых операций; измерение затрат времени на что-либо.
Чтобы провести хронометраж, создайте таблицу по приведенному образцу и заполните ее, согласно инструкции.
Инструкция по заполнению таблицы:
1. Заполняете таблицу хронометража каждые 15 минут или сразу после выполнения более длительной задачи.
2. Поставьте оценку эффективности выполнения задачи от 1 до 5, которая отражает степень вашей удовлетворенности выполненной задачей:
- 1 — время потрачено зря;
- 2 — время на решение задачи потрачено слишком много по сравнению с полученным результатом;
- 3 — важность выполнения данной задачи вызывает у вас сомнение;
- 4 — в основном вы довольны, но можно было бы эффективнее использовать временной ресурс и (или) достичь лучшего результата;
- 5 — отличный результат, эффективно использован временной ресурс.
3. В примечании вы пишете обоснование своей оценки и (или), какая проблема помогла или помешала вам быть более результативной при выполнении данной задачи.
4. Выделите наиболее производительные отрезки вашего рабочего дня (например, те действия, которые вы оценили на «4» и «5»). Просуммируйте их, и вы получите длительность всех полезных работ — производительное время. Посчитайте общую длительность вашего рабочего дня и вы получите общее рабочее время. Теперь посчитайте количество временных «отходов» за день, вычтя из общего времени производительное.
Проанализируем результаты:
- Насколько вы удовлетворены каждым часом прожитого дня?
- Какие пункты вашего рабочего дня являются наиболее продуктивными?
- Определите список собственных «пожирателей времени».
Надеемся, у вас появился вкус ко внимательному отношению к собственному времени. Хронометраж сам по себе позволяет повысить личную эффективность, практически не затрачивая усилий. Психология человека такова, что только контроль каких-либо показателей уже их улучшает.
Если изменения вас устраивают, вы своего добились, если — нет, тогда делаем следующий шаг.
Этап 2. Рецепт приготовления «волшебного зелья». Прежде всего, несколько простейших правил планирования (см. также СР № 1, 2012, с. 51):
— Поставьте перед собой четкие цели. Цели очень важно иметь как долгосрочные, так и краткосрочные. Используйте методику SMART. Обязательно записывайте все свои цели и помните: их необходимо формулировать только в положительном ключе. Записанная цель — это как обязательство, которое заставляет думать, искать, добиваться. Поэтому среди тех, кто записывал свои цели, процент добившихся своих целей в несколько десятков раз выше, чем среди предпочитающих их всего лишь запоминать. Пример краткосрочной цели может звучать следующим образом: освободить 6 часов в неделю для занятий спортом к 24 марта 2012 г.
— Установите приоритеты. Как только вы поставите перед собой цели, приоритеты расставлять станет намного легче. Например, если ваша цель — получить должность администратора офиса (сейчас вы работаете секретарем) в течение года, вы наверняка выделите в своих ежедневных задачах время для выполнения некоторых задач (на волонтерских началах), возложенных на администратора офиса, возможно, в ущерб каким-то приятным чаепитиям с коллегами. Наиболее эффективные методы расстановки приоритетов — это «Матрица Эйзенхауера», «Метод Шваба», «Принцип Паретто». Об этих методах можно много найти в Интернете, а мы более подробно остановимся на них в следующих номерах.
— Разделяйте поставленные перед собой задачи на более мелкие. Сколько великих задач разбилось о рифы страхов перед их «габаритами»! Сколько раз вы трусливо опускали глаза, глядя, например, на неподъемный труд изучения английского языка или освоения программы Adobe Photoshop. Единственный способ борьбы с этой плохой привычкой — это сразу разбить данную цель или задачу на отдельные более мелкие составляющие и выполнять их по очереди, предварительно установив сроки реализации. Например, если вам необходимо подготовиться к встрече зарубежной делегации, сначала составьте план действий для организации встречи, официального обеда или ужина и досуга гостей. Потом приступайте к первому пункту «Организация встречи»: место встречи, трансфер, заселение гостей в предварительно забронированные номера в отеле и т. д.
— Организовывайте (себя, свое время, окружающих…). Перед началом работы формируйте графики работ. В процессе работы продумайте, как, где и в каком виде будет храниться информация. Всегда в конце рабочего дня, недели, проекта, раскладывайте все материалы, исходные данные по местам. Это позволит не тратить время на поиск и обработку информации в дальнейшем. При планировании рабочего времени всегда отдельно выделяйте время для задач, требующих 30 и более минут для реализации — это так называемые бюджетируемые задачи. Как правило, больше всего времени у нас уходит на выполнение задач, требующих сосредоточенности, а нас постоянно отвлекают звонками, просьбами и т. п. Поэтому при планировании бюджетируемых задач обращайте внимание на период их реализации: лучше всего подойдет самое спокойное время рабочего дня, иногда стоит использовать обед или время к концу дня. Также важно согласовывать реализацию своих задач с ближайшим окружением, так как чаще всего и сильнее всего сбивают нас с пути достижения своих целей близкие люди, которые иногда делают это по незнанию, а иногда — не понимая или не соглашаясь с вашей идеей. Общайтесь, обсуждайте, доказывайте, спорьте! Ваши цели этого достойны!
— Планирование в соответствии с собственными биоритмами. Уже доказано учеными, что «сова» и «жаворонок» не проведут одинаково эффективно переговоры в 9.00 утра. Для вас это может означать, что ваши персональные биоритмы могут как помогать вам, так и мешать. Понаблюдайте за собой, проанализируйте, когда вы наиболее продуктивны (быстро и результативно выполняете разнообразную работу, успешно и без потери времени и качества переключаетесь с работы на работу, с легкостью беретесь за любую задачу), и когда вы непродуктивны (чувствуете усталость, испытываете апатию). Такой анализ подскажет, каким образом распределять разные задачи в течение дня. Например, на пике бодрствования лучше реализуются задачи нестандартные, сложные, креатив, а вот на период спада биоактивности лучше запланировать простые, понятные задачи, которые вы сможете выполнить автоматически, особо не задумываясь.
— Свяжите себя обязательствами. Следует напомнить, что записанная цель и поддержка ближнего окружения увеличивают шанс ее достижения в десятки раз. Расскажите своим близким и коллегам о ваших планах. Напишите памятки-напоминания и развесьте их на видных местах. Эти нехитрые приемы позволят вам каждый раз приближаться к своим заветным целям быстрее.
— Поощряйте себя. Ничто так не мотивирует как достижение промежуточных результатов! А достижение своей цели — это сверхмотивация! Поэтому заранее планируйте себе маленькие награды за небольшие достижения и большие награды за достижение цели!
Мы с вами рассмотрели первые 2 этапа повышения личной эффективности с помощью «волшебного зелья» для целеустремленных и трудолюбивых людей. Надеюсь, эти простые советы помогут вам в решении сложной задачи повышения личной эффективности.
Следующие 2 этапа повышения вашей собственной эффективности мы рассмотрим в следующей статье.
Директор Компании BCG-ACADEMY.
Бизнес-тренер, консультант по вопросам эффективного управления, формирования управленческих команд, оценки руководителей, эффективных переговоров.
Вы работаете в сфере:
