В самом начале разработки презентации, встает вопрос: какую именно информацию и в какой последовательности необходимо вставить в доклад? Хорошо, если свой первый опыт создания презентаций Вы получили, имея готовый шаблон, позволяющий сформировать требуемую структуру презентации. А если нет? На самом деле соблюсти грамотную структуру презентации не так уж и сложно. Давайте в этом разберемся.
Все многообразие презентаций можно разделить на 3 вида:
- Информационная презентация;
- Презентация-идея;
- Презентация-ревью.
Для определения вида будущей презентации сформулируйте цель своего выступления, ответив себе на вопросы: зачем я выступаю, что я хочу получить в результате, что должны продумать или сделать слушатели после моей речи? Это самый главный вопрос. Правильный ответ на него – 50% успешной презентации.
Для информационной презентации достаточно того, что аудитория просто получит новые данные. К такой презентации можно отнести телевизионные новости, лекции некоторых преподавателей или, например, доклад государственного служащего об изменениях в налоговом законодательстве. Информационная презентация самая простая по своей сути, и требования к ней минимальны: она должна содержать в себе вступление, основную часть и завершение. Во вступлении должно быть приветствие, тема и, возможно, цель выступления, имя выступающего, название организации, которую он представляет. Часто визуальные компоненты сопровождают или даже заменяют эту часть выступления. Так, в телевизионных новостях тема выступления может быть просто написана на экране. Также и имена ведущих могут быть написаны, а не проговорены. В основной части информационной презентации главное – это соблюдение логики речи и желательно разделение ее на части. Завершение также может быть предельно кратким: резюме вышесказанного и благодарность за внимание. Начинать освоение навыка профессиональных выступлений можно как раз с информационных презентаций.
Презентации-идеи – встречаются наиболее часто, при этом их разработка требует специальных презентационных знаний, поэтому им мы уделим больше внимания. Цель презентации- «Идеи»: изменить отношение слушателей и убедить их предпринять конкретные действия, связанные с темой. К этому виду относятся выступления лидеров во время предвыборной кампании. Их цель: убедить людей проголосовать за определенного политика или партию. Сюда же относятся все презентации – продажи. Презентация, направленная на привлечение людей решать общественные проблемы, например экономить воду или не разводить костры в лесу также будет презентацией –«Идеей», так как, фактически, в этом случае оратор убеждает аудиторию купить его идею.
Наиболее интересный с моей точки зрения, алгоритм формирования убедительной презентации – «4П». Алгоритм «4П» позволяет даже человеку с минимальными навыками сделать действительно качественную презентацию- «Идею».
Алгоритм включает в себя 4 блока:
- Положение.
- Проблема.
- Перспектива.
- Предложение.
Разберем каждый пункт подробно и подкрепим его примером, в котором врач выступает перед администрацией завода с тем, чтобы убедить руководителей оплатить прививки от гриппа 100% персоналу.
Положение. В первой части выступающий рассказывает о ситуации, связанной с его предложением. Ситуация должна быть близка и понятна аудитории. Этот раздел должен быть относительно коротким – 5-10% всего выступления.
В нашем примере доктор в течение 2-3 минут расскажет о том, что грипп – это вирусное заболевание, на какие сезоны приходятся вспышки эпидемии и насколько сложно он поддается лечению. Хорошо здесь привести какой-нибудь интересный факт, например, что вирусные заболевания не поддаются лечению антибиотиками, но при температуре ниже -5° вирус погибает. Поэтому в сильные морозы эпидемий гриппа не бывает.
Проблема. Этот отрезок презентации должен показать проблематику. Очень важно, чтобы поднятые оратором проблемы действительно были важны для слушателей. Задача презентации только актуализировать потребности слушателей и вывести на первый план среди множества других наших ежедневных потребностей.
В нашем примере слушатели – это руководители бизнеса. Что их интересует? Помните, мы говорили, что это самый важный вопрос. Прибыль, продажи, убытки. Доктор из нашего примера здесь должен показать, какие убытки предприятия страны ежегодно несут из-за заболеваемости гриппом персонала. Какие могут быть тяжелые осложнения и как надолго они могут вывести из рабочего состояния сотрудников. Можно рассказать примеры тяжелых осложнений или даже случаев летального исхода, возможных от гриппа на конкретных предприятиях. Для нашего случая это подходит. Докладчик будет выглядеть особенно профессионально, если сможет привести статистику заболеваемости именно по данной организации. Это ещё раз продемонстрирует, что он готовился к встречи, а значит уважает и ценит время аудитории.
Перспектива. В этом разделе докладчику нужно показать, как усугубится описанная проблема, если не принять меры прямо сейчас.
В примере, который мы приводим, врач может рассказать, насколько серьезная эпидемия гриппа ожидается именно в этом году, привести цифры убытков по данному заводу, прогнозируемые на этот год, если не принять немедленных мер. Естественно, для этого нужно заранее подготовиться и быть готовым аргументировать предлагаемую аудитории информацию. Руководители – народ вдумчивый, быстро считают в уме, задают каверзные вопросы. Если оратор сможет быстро и грамотно ответить на эти вопросы – его рейтинг еще возрастет.
Предложение. Интерес к теме подогрет, эмоции накалены, слушатели сами задают себе вопрос: «Что же делать?». И только в этот момент профессиональный продавец предложит им свой продукт или идею, как единственный спасательный круг в их нелегкой ситуации. При этом важно наглядно показать, как именно предлагаемая идея поможет выйти из сложившейся ситуации, ответить на вопрос, чем этот способ решения лучше, чем другие, привести аргументы и доказательства – то есть сделать свою презентацию убедительной. О способах убеждения мы еще будем говорить дальше. Можно также нарисовать радужную картинку будущего с применением Вашего продукта или идеи.
В нашем примере доктор расскажет о том, что именно вакцинация способна снизить заболеваемость гриппом и частоту осложнений, подкрепив свои доводы цифрами и данными исследований. Уместно здесь будет сравнить стоимость вакцинации с возможными убытками завода от заболеваемости персонала. Прямо в презентации или в запасе нашему докладчику нужно иметь сравнительную характеристику вакцин различных производителей.
А теперь самый важный секрет презентации-идеи: заканчиваться она должна призывом к конкретным действиям, которые можно легко реализовать в ближайшее время.
Для нашего примера можно предложить вариант, когда в конце своего выступления доктор представит менеджера производителя вакцины, который готов немедленно перейти к обсуждению с руководством завода вопроса приобретения этих лекарств.
Читатели, наверное, уже заметили, что предложенная структура очень активно используется в рекламе. А запоминается нам потому, что сопровождается яркими визуальными образами. Прежде чем мы попрощаемся с доктором из нашего примера, скажем, что его выступление будет особенно убедительным, если он сделает презентацию с использованием качественных слайдов. Для убеждения стоит использовать яркие иллюстрации и графики, подтверждающие слова выступающего. Помните, ведь 80% информации мы получаем через зрительный канал. Используйте его по максимуму, и Ваши презентации смогут убедить кого угодно в чем угодно.
Презентация-ревью – это отчет о проделанной работе. Навык создания ревью необходим, прежде всего, руководителям. Кстати, по тому, как составлена отчетная презентация, можно сделать много выводов о профессионализме менеджера. Фактически, целью таких презентаций является убеждение слушателей в том, что Вы грамотный специалист в своей области, максимально качественно выполнивший свой объем работы и достойны вознаграждения. Разработке презентаций ревью мы посвятим отдельную статью.
Вы работаете в сфере:
