УПРАВЛЕНИЕ РИСКАМИ В ЗАКУПКАХ

Каждое решение в области бизнеса связано с рисками, и сфера закупок тому не исключение. Виды рисков в закупках и их количество настолько многогранно, что без определенной классификации не обойтись, на текущий момент закупочные риски классифицируют по трем основным видам:

1) риск нарушения потока товаров или услуг;

2) риск существенного изменения цены приобретаемой продукции;

3) репутационный риск.

 

Все три вида рисков влияют на конкурентоспособность и финансовое положение компании.

Приостановка и задержка поставок

Землетрясения, торнадо, ураганы, войны, наводнения или пожары могут полностью нарушить деятельность важнейшего поставщика. Скажем, забастовки могут быть разной продолжительности, а даже короткие приостановки из-за тяжелых погодных условий, аварии на основных дорожных магистралях или любые другие краткосрочные факторы, влияющие на поставки и/или на транспортировку продукции, могут сказаться на способности закупающей организации обеспечивать хорошее обслуживание своих заказчиков.

К сожалению, приостановки поставок повышают затраты. Если из-за приостановки придется очень быстро перейти на субституты, это может потребовать больших денежных средств. К увеличению расходов приводят самые разные факторы, в том числе простои работников и оборудования, невыполнение контракта по срокам и условиям поставок, а также споры по поводу возможных действий.

Изменение цен

В отличие от приостановки поставок, риски, непосредственно связанные с изменением цен закупаемых товаров и услуг, совершенно иные. Простой пример — рынок промышленных товаров. Повышение цены на нефть влияет на цены на топливо, электроэнергию и на те товары и услуги, в производстве которых нефть играет ключевую роль.

Учитывая, что риски прерывания поставок и изменения соотношения цен и затрат непосредственно сказываются на способности любой организации добиваться своих целей и реализовывать свои стратегии, рисками в цепи поставок как со стороны поставщика, так и со стороны заказчиков необходимо умело управлять.

Репутационный риск

Репутационный риск может оказаться гораздо более существенным, чем другие риски, поскольку утрата репутации компании может привести к катастрофе. На репутацию компании влияют правовые, этические и другие аспекты деятельности службы закупок. Решение по каналам коммуникаций и поведение персонала службы закупок могут оказывать как положительное влияние, так и отрицательное.

Управление рисками поставок должно начинаться на уровне службы закупок, хотя может выйти и на общекорпоративный уровень. Существуют стандартные приемы, которые находятся в арсенале службы закупок уже очень давно. Можно не заключать контрактов с поставщиками, для которых характерны высокие риски, или отказаться от работы с предприятиями на территориях с высокими рисками, использовать два-три источника, создать резервный запас, хеджировать и заключать долгосрочные контракты с фиксированной или снижающейся ценой и включать в условия контрактов защитные пункты. Если бы покупатели решали эту задачу самостоятельно, они, скорее всего, попытались бы переложить все риски на своих поставщиков. Однако следует исходить из допущений, что каждый риск связан с дополнительными затратами и что поставщика следует просить взять на себя риск только в тогда, если это дает преимущество и ему и покупателю.

В данной статье мы с Вами более детально рассмотрим два из трех аспектов, управления рисками в закупках Приостановка и задержка поставок и Изменение цен, а также рассмотрим элемент управления ними при помощи системы внутреннего контроля.

 

Риск Краткое описание Последствия Причины возникновения риска
Некорректное планирование закупок Некорректное планирование по ценам: ошибки в прогнозе индексов цен на определенные номенклатурные группы (как в большую, так и в меньшую стороны), ошибки в прогнозах курсов валют, ошибка в прогнозе стоимости логистики по доставке до условия DDP и пр.

Некорректное планирование по количеству: заявка без учета имеющихся запасов; заявка избыточной потребности; закупки сырья и материалов для продуктов, производство которых оканчивается либо закупка чего-либо для техники, выводимой из эксплуатации и пр.

Недостижение плановых показателей по прибыли.

Срыв выполнения производственной программы.

Аварийные закупки.

Образование неликвидов.

 

Отсутствие принципа «четырех глаз» при планировании (например, планирование обеспечения производства непосредственно производственными подразделениями).

Отсутствие утвержденных нормативов неснижаемых запасов (сырья, материалов, готовой продукции).

Отсутствие контрольной процедуры по «проверке наличия на складе» заявленной потребности.

Несвоевременное (как более раннее, так и более позднее) начало планирования.

Закупки с условиями хуже возможных Речь идет о приведенной стоимости, то есть обо всех неоптимальных условиях закупки в комплексе: более высокая цена, необходимость предоплаты, неоптимальный для компании базис поставки.

В подавляющем большинстве случаев такие закупки происходят при участии закупщиков.

Потери денежных средств. Приведу ключевые пункты:

·         неполный охват перечня возможных поставщиков;

·         непрозрачный выбор поставщика при проведении конкурса (в частности, наличие балльной оценки);

·         отсутствие полной информации у лиц, принимающих решения (включая тендерные комитеты) об особенностях проводимого конкурса;

·         срыв заключения договора с поставщиком, предложившим наилучшие условия.

Признаков на самом деле огромное количество, читайте регламент и текст к нему, а также книжку.

Срыв исполнения плана по закупкам Может происходить по внутренним и внешним причинам.

Внутренние причины: несвоевременное начало планирования / исполнения плана по закупкам, избыточная бюрократия, ошибки при размещении заказов («забыли» / «не успели согласовать») и пр.

Внешние причины: форс-мажор у поставщика, форс-мажор при доставке, мошенничество.

Срыв выполнения производственной программы.

Аварийные закупки.

Рост себестоимости из-за необходимости поиска замены товаров, оперативный поиск другого поставщика и  как следствие рост расходов.

«Закольцованность» процедуры по выбору поставщика, позволяющая затягивать закупочные процедуры.

Отсутствие анализа причин неисполнения плана (возникновения аварийных закупок, замены поставщика и т.п.) за предыдущие периоды.

Отсутствие предварительной проверки контрагента.

Недостоверная оперативная отчетность о закупках Отсутствие либо недостоверность информации о ходе исполнения контрактных обязательств со стороны контрагентов. Например, ход изготовления запасных частей, движение контейнера с заказанным оборудованием и т.п. Срыв выполнения производственной программы.

Аварийные закупки.

Отсутствие мониторинга исполнения договоров (например, в таблице Excel).
Возникновение монополизма поставщиков Процесс развивается несколько лет и носит стратегический характер. Очень хороший пример – Китай с редкоземельными металлами. Сначала демпинг на протяжении нескольких лет, остальные страны-производители покидают рынок. Затем резкий рост и «снятие сливок», покрывающих инвестиции в демпинг.

Может сопровождаться потерей качества поставляемой продукции.

Снижение качества выпускаемой продукции.

Неоправданный рост цен на продукцию поставщиков- монополистов.

Наличие критических для бизнеса поставщиков и отсутствие стратегии взаимодействия с ними (в т.ч. неиспользование возможностей развития поставщиков).
Недостоверная информация об эффективности процесса закупок Недостоверная информация о процессе закупок. Примеры: рост цен (цены растут выше прогнозируемых); % выполненных поставок в срок (в целом – 99,9%, но из-за одной позиции производство остановилось на 2 недели) и т.п. Несвоевременное изменение закупочных процедур.

Отсутствие эффективной системы мотивации

Аналитика об эффективности закупок готовится непосредственно снабженцами без подтверждения итогов со стороны заказчиков товаров / работ / услуг.

Аналитика не подразумевает оценку влияния на процесс закупок внешних факторов (сравнение с данными рынков / специализированной аналитики) и влияния процесса на внутренние факторы (срыв производства и т.п.).

 

Безусловно в данной статье рассмотрены лишь часть возможных рисков возникающих в сфере закупок, они могут сильно отличаться и быть специфичны как в рамках отдельной отрасли, так и в рамках каждой конкретной компании. В данной статье мы хотели лишь обратить внимание на важность управления рисками в закупках и продемонстрировать один из возможных многочисленных подходов к управлению рисками.

Обучение закупщиков:

Переговоры в закупках

Вы работаете в сфере:

НАПИШИТЕ НАМ

НАПИШИТЕ НАМ